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Von der Bestellung bis zur Rechnung

Die jb-x business solutions GmbH startete 2006 mit der Idee, eines lieferantenunabhängigen eProcurement Systems mit Übergabe der Daten an nachgelagerte ERP-Systeme, kundenseitig keine Installation und einfach zu bedienen. Das eProcurement-System sollte in diesem Kontext die Bestellerfassung ermöglichen, bevor im ERP-System die Folgebearbeitung der Warenlieferung und der Rechnungsprüfung gebucht wird. Die Nutzung eines webbasierten Bestellsystems unterstützte die einfache Einbindung vieler Besteller fast ohne Schulungsaufwand. Der automatisierte systemgestützte Abgleich der Bestelldaten mit Wareneingang und Rechnung (P2P -Procure-to-Pay-Abwicklung) sollte Preis- oder Mengenabweichungen reduzieren.

Mit zunehmender Nutzung von smarten Handys und Tablet-PCs folgten mobile Erfassungsmöglichkeiten für Bestellungen, Wareneingängen, Inventuren oder Rechnungsfreigaben, um der Inhouse-Mobilität von Hotel-Mitarbeitern oder Mitarbeitern von Care-Betrieben gerecht zu werden. Aufgrund der Kundenstruktur und der Affinität zu lebensmittel-verarbeitenden Betrieben wurden in Folge auch Rezeptur- und Menüplanung als weitere Module realisiert und mit der Umsetzung der LMIV-Verordnung auch Allergene, Nährwerte und Zusatzstoffe in die Plattform integriert.

Aus Sicht eines eProcurement-Systems sollten dann auch dem Einkauf angrenzende Themenbereiche in der Lösung abgebildet werden, um eine Reduktion der Systeme zu unterstützen und die Komplexität von zahlreichen Schnittstellen zu vermeiden.

Die Betrachtung von Preislisten als vertragliche Vereinbarungen führte dann zur Erweiterung um das Modul „Vertragsverwaltung“. Das Monitoring von Lieferantenvereinbarungen war somit umgesetzt, wurde aber auch gleichzeitig für jegliche Art von Verträgen, wie z.B. Versorger-, Leasing- oder Mietverträge nutzbar. Dem Ansatz der Digitalisierung folgend, wurde zudem ein umfangreiches Rechnungsmanagement-Modul und eine OCR-Erkennung für Rechnungen innerhalb der jb-x eBusiness Suite realisiert. Die erfolgten Erweiterungen der Module und Funktionalitäten, die vielfach gemeinsam mit Kunden in Kundenprojekten erstellt wurden, zeigten sich als wichtige Bausteine, um innerhalb einer Lösung alle wichtigen Prozesse von der Beschaffung bis zur Rechnungskontrolle darstellen zu können.

Auch bereits vor pandemischen Sonderjahren waren klare Tendenzen erkennbar. Durch immer weniger personelle Ressourcen in der Hotellerie und im Care-Bereich wuchs somit der Bedarf an effektiveren Systemen und die Nachfrage an Systemen, die ohne großen Schulungsaufwand und mit wenig Systembetreuung stabil lauffähig sind. Browser- und katalogbasierte Systeme für Einkaufs- und Rechnungsmanagement bieten ideale Voraussetzungen für eine Abbildung der skizzierten Anforderungen mit weniger benötigten Ressourcen für IT, Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung! Einfache Bedienbarkeit, örtliche und Geräteunabhängigkeit fördern die umfangreiche Nutzungsmöglichkeit für nahezu alle Beschaffungsvorgänge.

Übernimmt man zusätzlich Kassenumsätze oder Belegungstage als Ertragsgrößen in die Betrachtung, lassen sich aussagekräftige Reportings über Wareneinsatzquoten in der Hotellerie oder Beköstigungstage (BKT) im Care-Bereich erstellen. In vielen Betrieben werden diese Kennzahlen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und zur Steuerung der gastronomischen Einheiten genutzt, ohne aufwendig rezeptgenaue Einzelkosten aufzubereiten.

Die Kooperation der Privathoteliers nutzt bereits seit 2009 die jb-x eBusiness Suite als Einkaufs- und Rechnungsmanagementportal. Der Zusammenschluss von Privathoteliers in Bayern, unter anderem Schloss Elmau (Elmau), Bachmair Weissach (Kreuth am Tegernsee), Sonnenalp (Ofterschwang), Staudacherhof (Garmisch) oder Betriebe der Geisel Hotels, Platzl Hotel, Infinity oder Brenner (alle in München) arbeiten langjährig mit der Lösung im Rahmen der Kooperation. (siehe www.die-privathoteliers.de)

Anfangs zur Bestellabwicklung genutzt, deckt die jb-x eBusiness-Suite bei immer mehr Betrieben auch die Themen Warenwirtschaft, Rechnungsmanagement und Vertragsverwaltung ab.

Im System werden einheitliche Preise gemeinsam verhandelter Lieferantenkataloge genutzt, um durch Volumenbündelung auf Kundenseite bessere Preise zu erzielen. Weitere Infos gerne unter www.jb-x.de.

Auch einsehbar unter:

P2P – die Privthoteliers

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